Carnetele de muncă, în formatul existent, ar putea fi eliminate în câţiva ani din circuit şi înlocuite printr-un sistem electronic modern. Ministerul Muncii, Protecţiei Sociale şi Familiei, în parteneriat cu Echipa Economică Germană şi Camera Americană de Comerţ din Moldova au lansat zilele trecute consultări publice privind reforma de modernizare a sistemului de evidenţă a activităţii de muncă.
Codul Muncii al Republicii Moldova obligă pe patroni şi angajaţi să menţină un carnet de muncă pe suport de hârtie. În trecut – până la existenţa sistemului centralizat electronic de evidenţă – acest document a fost folosit cu scopul evidenţei şi ca o dovadă a contribuţiilor de asigurare socială şi a veniturilor primite, precum şi a premiilor. Acesta, de asemenea, confirmă angajarea oficială detaliată în câmpul muncii şi istoricul educaţiei. În cele din urmă, acesta a servit, împreună cu contractul de muncă, drept dovadă a angajării în cazul în care întreprinderile au fost inspectate de către autorităţile împuternicite.
Conceptul carnetului de muncă, în formula care există astăzi, reprezintă un procedeu costisitor, ineficient şi învechit, mai ales în condiţiile în care majoritatea funcţiilor iniţiale au fost preluate de către alte instrumente. “În afara micşorării rolului acestui document, obligaţia legală de a menţine carnetele de muncă persistă, ducând la o sarcină administrativă considerabilă, precum şi la costuri atât pentru patroni, cât şi pentru angajaţi. În acelaşi timp, carnetele de muncă sunt predispuse spre falsificare şi fac puţin posibil schimbul de informaţii între organele de stat pertinente. Acestea nu îndeplinesc cerinţele de bază ale sistemului modern de evidenţă a muncii salariaţilor şi de aceea există o necesitate evidentă de a înlocui sistemul vechi de evidenţă cu cel modern, electronic şi centralizat”, crede Jorg Radeke, expertul Echipei Economice Germane (GET Moldova).
Primul pas al acestui proces constă în elaborarea proiectului aşa-numitei baze de date, iar părţile interesate trebuie să ajungă la o înţelegere privind datele necesare pentru acest sistem electronic nou. Acesta trebuie să asigure nu doar înlocuirea simplă a carnetelor de muncă de model vechi, dar şi să implice funcţiile suplimentare, spre exemplu, schimbul de informaţii dintre organele de stat.
“În contextul în care existenţa carnetelor de muncă pe suport de hârtie a generat o serie de probleme şi disconfort atât angajatorilor, cât şi instituţiilor de stat, în condiţiile în care avem o strategie de luptă cu munca la negru, această trecere este una iminentă. Vrem să găsim modalitatea optimă de creare a registrului de evidenţă a datelor. Avem experienţa altor state, avem un sistem electronic de date la Casa Naţională de Asigurări Sociale care are tangenţe cu aceste aspecte, avem un sistem electronic la Inspectoratul de Stat al Muncii. Acum urmează să identificăm metodologic cea mai bună soluţie. Desigur că nu ne aşteptăm ca acest sistem să fie elaborat peste noapte şi să fie perfect funcţional”, a menţionat viceministrul Muncii, Protecţiei Sociale şi Familiei, Iurie Crăciuneac.
Deocamdată, nu este clar când şi în ce mod va începe reforma sistemului de evidenţă a salariaţilor din Moldova, însă este examinat un concept de alternativă la sistemul curent, propus de GET Moldova. Se preconizează ca acesta să reducă povara administrativă pentru întreprinderi şi angajaţi, odată ce toate datele vor fi accesate online, iar angajatorii vor trebui să facă, cel puţin, două rapoarte obligatorii – la angajare şi la eliberarea din funcţie a salariatului. În acelaşi timp, şi angajaţilor să li se permită să verifice corectitudinea rapoartelor.
Noua bază de date ar trebui să facă uz de informaţii existente unde este posibil şi, astfel, ar trebui să se integreze ideal cu baza existentă de date menţinută de CNAS. Cei de la GET Moldova admit că unele dintre datele necesare deja există şi trebuie doar noi interpelări şi rapoarte de date, de rând cu modificarea Codului Muncii. “Printre altele, el ar trebui să determine ce fel de date este necesar de introdus din partea patronilor şi ce termene limită de aplicat. De asemenea, trebuie să stabilească o perioadă de tranziţie în care sistemul nou de evidenţă a muncii salariaţilor va exista paralel cu carnetele de muncă vechi. În cele din urmă, ar fi rezonabil de a digitaliza informaţia conţinută în carnetele de muncă vechi. Acest proces care ar putea dura câţiva ani trebuie să fie determinat, organizat şi asigurat cu resurse pentru a acoperi cât mai mulţi posibili deţinători ai carnetelor de muncă”, explică Ulrike Bechmann, expert GET Moldova.
Viceministrul, Iurie Crăciuneac, a vorbit că perioada de tranziţie este necesară pentru a permite testarea sistemului nou de evidenţă a muncii salariaţilor odată ce acesta va fi iniţiat. Pe parcursul acestei perioade de tranziţie, carnetele de muncă şi noul sistem vor coexista paralel: patronii vor prezenta datele relevante în formă electronică la sistemul nou, totodată păstrând carnetele de muncă vechi pe suport de hârtie. Aceasta este o modalitate de testare a sistemului şi dacă iniţial vor apărea unele probleme, carnetele de muncă pot fi folosite ca şi în trecut. Îndată ce totul va funcţiona bine, obligaţia legală a patronilor de a menţine carnetele de muncă va fi lichidată.
GET Moldova recomandă ca perioada de tranziţie şi de testare să dureze în jur de şase luni. Experţii mai spun că dacă Guvernul va decide, de asemenea, să digitalizeze informaţiile vechi conţinute în carnetele de muncă, Codul Muncii trebuie să conţină perioada în care carnetele de muncă să fie colectate în vederea digitalizării, iar perioada respectivă să dureze aproximativ trei ani, cu posibilitatea de prelungire cu doi ani. Acest lucru înseamnă că pe parcursul acestor trei ani, inspectoratele de muncă trebuie să colecteze şi să digitalizeze carnetele de muncă, iar CNAS trebuie să actualizeze baza de date cu privire la asigurări sociale prin adăugarea datelor extrase din documentele respective. După aceasta, carnetele de muncă trebuie să fie întoarse angajaţilor în termen de jumătate de an.
În vederea reducerii sarcinii administrative pentru toate părţile interesate, sistemul trebuie să fie economic, transparent şi eficient din punct de vedere al costurilor. În acelaşi timp, mecanismul introducerii şi extragerii datelor trebuie să fie uşor de îndeplinit.
“Angajaţii trebuie să aibă posibilitatea de a controla datele personale şi de a acţiona într-un timp util, dacă datele sunt incorecte sau lipsesc. În acest fel, datele de prisos vor fi evitate. Aceasta înseamnă că numai informaţiile absolut relevante trebuie să fie colectate şi păstrate, ca să nu existe discrepanţe dintre diferite surse electronice de date. În sistemul actual nici unul din aceste aspecte nu este abordat”, accentuează Jorg Radeke.
O altă cerinţă importantă a sistemului electronic de evidenţă a muncii salariaţilor este securitatea de date şi confidenţialitate. Experţii vorbesc că drepturile de acces la date trebuie să fie definite atent, astfel încât doar persoanele şi instituţiile autorizate să aibă acces şi dreptul de preluare a datelor. Totuşi, patronii, spre exemplu, pot doar verifica şi schimba informaţiile privind relaţia actuală patron-angajat.
Protejarea împotriva fraudei şi abuzului reprezintă cel de-al treilea principiu care trebuie să fie respectat în acest context. Un registru electronic şi centralizat al datelor privind angajarea cu drepturile de acces bine determinat facilitează schimbul de informaţii dintre autorităţile şi organele de stat şi, astfel, majorează semnificativ şansele de a detecta şi urmări discrepanţele în furnizarea de date şi tentativele fraudei în timp util. Mai mult ca atât, practica posedării a mai multor exemplare a documentului poate fi exclusă, iar în momentul de faţă o asemenea protecţie nu există.
Potrivit sondajului realizat de GET Moldova, majoritatea managerilor de resurse umane ai companiilor private şi instituţiilor de stat s-au pronunţat în favoarea modernizării sistemului de evidenţă a muncii salariaţilor şi introducerii registrului electronic. În opinia lor, acest fapt ar ajuta la monitorizarea eficientă a contribuţiilor individuale de asigurare socială obligatorie şi ar simplifica procesul acordării pensiilor şi beneficiilor. Sistemul centralizat ar ajuta la ocolirea discrepanţelor în lucrul legat de date şi fraudă. În cele din urmă, modernizarea este un pas important spre micşorarea birocraţiei şi costurilor administrative legate de eliberarea şi actualizarea carnetelor de muncă.
Cu toate acestea, respondenţii menţionează posibile riscuri şi probleme legate de trecerea la un sistem electronic centralizat nou de evidenţă. Unii au fost îngrijoraţi de riscurile legate de insuficienţa securităţii datelor. Respondenţii sunt, de asemenea, îngrijoraţi de faptul că accesul lor la registrul electronic poate fi prea limitat şi poate împiedica procesul lor de lucru, iar alţii menţionează aspectele pozitive ale carnetului de muncă, inclusiv informaţiile detaliate despre educaţia şi experienţa profesională a angajatului care sunt confirmate prin ştampilă şi semnătură.
De altfel, problema înlocuirii carnetelor de muncă este discutată în Republica Moldova din 1998 când au fost introduse carnetele de muncă de model “nou”. În 2007 a fost creat un grup de lucru în cadrul Ministerului Justiţiei în vederea reformării carnetelor de muncă, însă acţiunea nu a avut continuitate.
Lilia Platon
