Трудовые книжки, какими мы привыкли их видеть, могут исчезнуть в ближайшие годы. Их заменят современной электронной системой. Министерство труда в сотрудничестве с Американской торгово-промышленной палатой и Германской экономической группой дало старт общественным консультациям о реформе системы учета трудовой деятельности.
В министерстве труда заверяют, что реформа неизбежна, так как трудовые книжки затратны и неэффективны.
«Мы хотим определить оптимальный вариант для создания электронного регистра. Есть опыт коллег из Румынии и других стран. Сейчас мы работаем над самым эффективным решением», – заявил замминистра труда, социальной защиты и семьи Юрий Крэчуняк.
В Румынии разговоры о ликвидации трудовых книжек начались в 2004 году, однако выведены из обращения они были только с января 2011 года. Сегодня к электронному регистру работников имеют доступ территориальные инспекции труда и работодатели. При этом распечатанные копии трудовых договоров никуда не делись.
В Молдове о замене трудовых книжек начали говорить и того раньше – в 1998 году, а в 2007 году при министерстве юстиции была создана соответствующая рабочая группа. Но воз и ныне там.
Германская экономическая группа настаивает на том, чтобы электронная система была введена как можно скорее. Это позволит снизить административную нагрузку на предприятия и работников. Электронная система должна предоставлять доступ к данным в режиме онлайн, а работодатель – отправлять отчеты при заключении и расторжении трудовых контрактов. Таким образом, работники смогут проверять верность данных в системе.
Концепция трудовой книжки в нынешнем виде представляет собой затратную процедуру, неэффективную и устаревшую, особенно если учесть, что большинство ее первоначальных функций перешли другим инструментам. «Кроме сокращения роли этого документа, обязанность держать трудовые книжки ведет к значительному административному бремени, для работодателей и работников это расходы. В то же время трудовые книжки уязвимы перед фальсификацией и затрудняют обмен информацией между государственными органами. Они не выполняют основного требования современной системы учета труда работников, поэтому надо заменить их на более современную электронную и централизованную систему учета», – считает Иорг Радеке, эксперт германской экономической команды (GET Moldova).
Пока неясно, когда и как начнется реформа системы учета работников в Молдове, сейчас изучается альтернативный существующей системе проект, предложенный GET Moldova. Планируется, что она снизит административное бремя для предприятий и сотрудников, так как все данные будут доступны онлайн, работодателям надо будет делать два обязательных отчета – при приеме на работу и при увольнении сотрудника. Работникам будет разрешено проверять правильность отчетов.
Новая база данных должна использовать существующую информацию где возможно и в идеале интегрироваться с нынешней базой данных НКСС (Национальной кассы социального страхования). Представители GET Moldova допускают, что все необходимое для создания базы данных есть, нужны лишь обмен данными и изменения Трудового кодекса. «Например, кодекс должен определить, какие данные должен ввести работодатель и в какие сроки. Кроме того, надо установить переходный период, в течение которого новая система учета труда работников будет действовать параллельно со старыми трудовыми книжками. Разумно было бы перевести в цифровой формат информацию старых трудовых книжек. Этот процесс может занять несколько лет, он должен быть так организован и проведен, чтобы охватить как можно больше возможных владельцев трудовых книжек», – говорит эксперт Ульрике Бехманн.
Заместитель министра Юрий Крэчуняк сообщил, что переходный период необходим для тестирования новой системы учета с началом ее функционирования. За этот период обе системы будут работать одновременно: работодатели будут представлять данные в электронной форме в новую систему, в то же время сохраняя бумажные трудовые книжки. Это порядок тестирования системы, и если вначале появятся проблемы, трудовые книжки можно и далее использовать. Если все будет работать хорошо, обязанность компаний вести трудовые книжки будет ликвидирована.
GET Moldova рекомендует, чтобы переходный период и тестирование длились около полугода. Эксперты также считают, что если правительство примет решение об оцифровке данных из трудовых книжек, Трудовой кодекс должен определить срок, за который будут собраны трудовые книжки в этих целях, что займет около трех лет с возможностью продления на два года. Это значит, что в течение трех лет трудовая инспекция должна собрать и оцифровать трудовые книжки, а НКСС должна проанализировать базы данных в сфере социального страхования путем добавления информации, извлеченной из соответствующих документов. После чего трудовые книжки будут возвращены работникам в течение полугода.
Для уменьшения административного бремени для всех заинтересованных сторон, система должна быть экономной, прозрачной и эффективной с точки зрения расходов. В то же время механизм ввода и извлечения данных должен быть упрощен.
«У работников должна быть возможность контролировать личные данные и принимать меры в разумные сроки, если данные неверны или отсутствуют. Таким образом, лишнее будет исключено. Это значит, что только абсолютно необходимая информация будет собираться и храниться, чтобы не было расхождения между разными электронными источниками данных. В нынешней системе ни один из этих аспектов не соблюдается», – считает Иорг Радеке.
Другое важное требование электронной системы учета труда работников заключается в безопасности данных и конфиденциальности. Эксперты говорят, что право доступа к данным должно быть внимательно и тщательно разработано, чтобы только определенным лицам и органам было дано право на получение информации. Например, работодатели могут только проверять и менять информацию о текущих отношениях с работниками.
Защита от мошенничества и злоупотребления – это третий принцип, который ляжет в основу системы. Электронный и централизованный регистр данных о трудоустройстве с правильно оформленными правами доступа упростит обмен информацией между властями и государственными учреждениями, намного увеличив возможности отслеживания разночтений между информацией и пресечения попыток мошенничества в короткие сроки. Более того, практика хранения нескольких экземпляров документов может быть исключена, тем более что сейчас никакой защиты не существует.
Согласно опросу, проведенному GET Moldova, большинство управляющих человеческими ресурсами частных компаний и государственных учреждений выступили за модернизацию системы учета труда работников и введение электронного регистра. По их мнению, это поможет эффективно проводить мониторинг индивидуальных отчислений в систему обязательного социального страхования и упростит процесс выдачи пенсий и пособий. Централизованная система поможет преодолеть проблемы в сфере работы с данными и вероятность мошенничества. В итоге модернизация станет важным шагом к сокращению уровня бюрократии и административных расходов на выдачу и обновление трудовых книжек.
Вместе с тем, респонденты отмечают возможные риски и проблемы при переходе к новой электронной системе учета. Некоторые обеспокоены безопасностью информации. Респонденты высказали тревогу в отношении их ограниченного доступа к электронному регистру, что затруднит работу, другие отмечают положительные аспекты трудовых книжек, в том числе подробную информацию об образовании и профессиональном опыте работника, подтвержденных печатью и подписью.
Лилия ПЛАТОН
